Vous pouvez diviser le processus de négociation en :
| 1. | Préparation des négociations |
| 2. | Discussion du problème |
| 3. | Proposition de solutions |
| 4. | Négociation d’un compromis |
| 5. | Finalisation / Accord |
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En négociation, comme pour la mise en oeuvre d’un projet, il est vital de comprendre que ‘si vous ne savez pas où vous allez, il est probable que vous n’arriverez nulle part’. Ainsi, ce que vous devez faire, c’est penser avec soin à ce que vous essayer de réaliser.
Vous devez identifier un ensemble d’objectifs, plutôt qu’une seule cible. Cet ensemble inclut :
| 1. | Un objectif maximum - le meilleur résultat possible. |
| 2. | Un objectif minimum – l’objectif le plus bas acceptable. |
| 3. | Un objectif cible – avec réalisme, ce que vous comptez obtenir. |
Il convient de définir ces objectifs dans le cadre de votre organisation / groupe de gestion de projet. Ceci vous donnera, à la fois d’avantage d’idées et un mandat pour la négociation.
Anticipez les réclamations et les réactions de l’autre (des autres) partie(s)
Afin de vous préparer et de renforcer vos arguments, vous devez toujours anticiper les réclamations que l’autre partie soulèvera, de même que sa réaction à vos propres réclamations. Testez vos arguments face à ces hypothèses, et si nécessaire améliorez vos arguments.
Il ne vous sera pas possible d’anticiper toutes les réclamations et réactions, mais vous aurez testé vos arguments et vous vous serez préparé aux demandes et réactions qui pourraient venir.
Développez une stratégie
La stratégie vous aidera à décider comment vous pouvez :
| · | Transmettre l’information sur votre position et vos buts. |
| · | Façonner le climat de la négociation. |
| · | Vous présenter (ainsi que les membres de votre équipe). |
| · | Définir les règles de la rencontre (pourquoi cette rencontre, pour quelle durée, qui parlera en premier, etc.). |
| · | Présenter votre opinion sur les questions à aborder. |
| · | Obtenir une séance d’information sur l’opinion de l’autre partie. |
| · | Qui dirigera la discussion ? |
| · | Qui vérifiera que tout est bien compris (vérifier les faits) ? |
| · | Qui posera des questions ? |
| · | Qui répondra aux questions de l’autre partie ? |
| · | Qui s’attachera à réduire les tensions et à montrer de l’intérêt pour les autres participants? |
| · | Qui prendra des notes ? |
Si vous optez pour l’approche gagne-gagne, les points suivants peuvent vous aider :
| 1. | Séparez personnalité de l’interlocuteur et problème à régler. |
| 2. | Elargissez vos horizons. Ne pensez pas qu’il n’existe qu’une solution. |
| 3. | Recherchez une solution, pas un affrontement. |
| 4. | Organisez une rencontre constructive. |
Un aspect important dans une négociation est de discuter le problème. Il est important que vous compreniez les problèmes et les objectifs de l’autre partie. Sans cette compréhension, vous ne pourrez pas proposer de solutions.
Ce que vous devriez rechercher pendant la discussion c’est prendre connaissance et comprendre le problème afin de créer les conditions d’une situation de gagne-gagne.
L’aptitude la plus importante dont vous ayez besoin est la capacité à écouter. Plus vous écoutez et vous vous concentrez sur ce que l’autre partie dit, plus vous vous familiarisez avec ses inquiétudes, ses positions et ses buts. Il est très courant au milieu de négociations de passer la plupart de son temps à se concentrer sur ce qu’on va dire quand l’autre aura fini, plutôt qu’à écouter ce qui est en train d’être dit. Vous pourriez craindre que ceci conduise à des interruptions dans les discussions pendant la réunion. Ne vous inquiétez pas, ceci ne gâchera pas la négociation. Permettre une interruption, et se sentir à l’aise à cet égard, peut augmenter l’impression que vous dominez la situation.
Une autre qualité importante est de savoir poser les bonnes questions. Poser des questions est important car cela donne l’occasion d’obtenir plus d’information et en plus, de s’assurer que l’on comprend bien l’information qui nous est donnée. Poser des questions permet aussi d’étudier les arguments de l’autre partie. Parfois, vous découvrirez même que l’autre partie se contredit.
De manière générale, il y a deux types de questions : ouvertes et fermées.
Les questions ouvertes commencent avec : qui, quoi, pourquoi, où et quand.
Les questions ouvertes aident les gens à parler. Elles ouvrent un sujet. Elles sont aussi utiles pour explorer plus en détail une réponse jugée insuffisante la première fois.
Les questions fermées peuvent débuter par : Est-ce que, Il y a-t-il, et des conditionnels.
Les questions fermées permettent d’obtenir une information exacte sur une sujet et d’éviter un malentendu. Elles peuvent aussi être employées lorsque vous voulez clôturer un sujet de discussion.
3. Proposition de solutions
Afin de pouvoir proposer des solutions, vous devez pouvoir résumer ce qui a été dit, en analyser les conséquences, et être capable de proposer des suggestions ou solutions innovantes basées sur l’analyse. Vous devez faire tout cela au cours de la réunion.
4. Négociation d’un compromis
Quand vous débutez la négociation, vous devez toujours garder à l’esprit vos objectifs. A chaque fois que vous faites une nouvelle proposition (concession), vous devez être sûr qu’elle s’inscrit dans vos limites. Parfois cela demande de réfléchir vite.
Pendant la négociation, il peut être bon d’interrompre la séance pour une durée plus ou moins longue (suspension de séance). On pense souvent que cela ne se fait que dans les négociations officielles ou importantes. Cependant, cela peut être utilisé dans presque toutes les négociations. Cela donne du temps pour la réflexion. Si vous négociez en groupe, cela permet aussi de considérer les nouvelles suggestions / offres de l’autre partie. Au lieu de perdre du temps à essayer de connaître l’opinion du reste du groupe, vous pouvez en fait raccourcir le temps de négociation par des suspensions de séance.
5. Finalisation / accord
Normalement, la phase de finalisation d’une négociation se déroule en trois étapes :
| 1. | Formulation d’un accord |
| 2. | Préparation de la mise en œuvre |
| 3. | Examen de votre expérience de la négociation |
Avant de formuler un accord, vérifiez que tous les aspects ont été acceptés, en particulier les dates pour la mise en œuvre, l’examen, la finalisation, et la définition des termes. Gardez à l’esprit qu’une finalisation de négociation ne se fait jamais à la hâte.
Assurez-vous par des récapitulations que tout accord a été bien compris et proposez une confirmation écrite. Un compte-rendu du résultat des négociations, aussi informel soit-il, est souhaitable. Si l’accord est oral, envoyez à l’autre partie une note écrite qui fait la liste des points acceptés, des désaccords, les interprétations et les clarifications telles que vous les percevez. Faites-le aussi vite que possible après la réunion.
Préparation de la mise en oeuvre
Un accord n’est réussi qu’une fois mis en pratique. Il est donc souvent utile d’inclure un programme de mise en œuvre intégré à l’accord de négociation. Un tel programme définira ce qui doit être fait, quand, et par qui.
Pour certains accords, une équipe mixte serait sans doute plus à même de mener la mise en oeuvre. Ceux qui y sont sous l’influence de l’accord, ou qui doivent l’appliquer, ont besoin d’informations et d’explications adéquates, bien qu’ils n’aient pas été impliqués dans les négociations mêmes. Les modalités de cette communication d’information devraient se définir en fonction de qui a besoin de quoi, de comment et par qui cette information devra être donnée, par quelles méthodes et selon quel calendrier. (Voir la section ‘la communication comme outil de gestion de projet’).
Examen de votre expérience de la négociation
Après la clôture de la négociation, vous devez en tirer les enseignements. Qu’est-ce qui s’est mal passé ? Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu’avez-vous appris au cours de cette expérience ? Ceci vous aidera à vous améliorer en vue de votre prochaine négociation.
